I. Fundamento de derecho

Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S en adelante “I.S.M.S.A.S”, con domicilio en la ciudad de Barranquilla, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos. La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a I.S.M.S.A.S.

INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

II. Definiciones

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan el derecho de habeas data y protección de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. Responsable del tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de sus datos personales es INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” , identificada con Nit: 800.169.794-8, con sede principal en la Calle 110 No.6-335 METROPARQUE BODEGA MB7 Y 8 Barranquilla, con número telefónico 60 (5) 3288007 y correo electrónico ismsabq@gmail.com. Los datos indicados servirán como medio de consulta a los titulares de cualquier tipo de solicitud o requerimiento concerniente al tratamiento de sus datos personales.

IV. Finalidad de los datos personales

INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S”, tiene una base de datos con información comercial y tecnológica que ha venido utilizando para fines comerciales.

Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás garantías Constitucionales, I.S.M.S.A.S utiliza los datos personales que el titular de datos registró en actividades relativas a nuestro objeto comercial, siempre dentro del marco de la misión y el objeto mismo de I.S.M.S.A.S Los datos que utiliza I.S.M.S.A.S para la normal comunicación con sus terceros, tiene que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos, género, profesión u oficio. Adicionalmente, utiliza datos de contacto de la compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, registros en plataformas tecnológicas, dirección, entre otros.

Igualmente, INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los terceros, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas.

» La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” requiera. Así las cosas, los datos personales son tratados en mayor medida por el personal de compras, personal administrativo y servicio al cliente para las siguientes finalidades:

(i) Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
(ii) Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
(iii) Gestión y envío de cartas y comunicaciones en general.
(iv) Mejorar los servicios que ofrece I.S.M.S.A.S
(v) Mejorar nuestro conocimiento del mercado en el uso de aplicaciones tecnológicas.
(vi) Facturación.
(vii) Transmisión de información y datos personales en función del cumplimiento de sistema SAGRILAFT implementado en la organización.
(viii) Controlar el acceso a las oficinas, bodegas, sedes y/o demás instalaciones de la compañía estableciendo medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
(ix) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
(x) Cumplimiento de todas las obligaciones laborales y comunicación con el empleado a través de medios suministrados a la compañía como su empleadora. Ver ampliación_Parrafo siguiente: “Finalidades del tratamiento de datos personales de los empleados”.
(xi) Registrar a los contratistas y proveedores en los diferentes sistemas, procesar sus pagos y verificación de saldos.
(xii) Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para el desarrollo del objeto social.

» Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados serán:

(i) Establecer y gestionar la relación laboral.
(ii) Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral.
(iii) Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación familiar.
(iv) Generar solicitudes que realice el trabajador relacionadas con su experiencia laboral.
(v) Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y/o sucursales de I.S.M. S.A.S, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas.
(vi) Utilizar los datos de carácter personal de los trabajadores, practicantes y aprendices para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.
(vii) Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con su objeto social y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
(viii) Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y financiación del terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal Colombiano. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a circular básica jurídica – Capitulo X.
(ix) Transmisión de información y datos personales al oficial de cumplimiento encargado.
(x) Establecer y gestionar todo lo concerniente a la relación contractual y post contractual de naturaleza comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo.

V. Ejercicio de los derechos del titular de los datos personales para conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información.

El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S”, radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:
Teléfono fijo: 605 - 3288007
Teléfono móvil: 3126709588
Correo electrónico: ismsabq@gmail.com
Correo directo dirigido a INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S.” a la calle 110 No.6-335 METROPARQUE BODEGA MB-7 Y 8 Barranquilla, Colombia.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:

(i) El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
(i) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
(iii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
(iv) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones en función del requerimiento realizado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.

El titular de los datos personales podrá solicitar a I.S.M.S.A.S copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, I.S.M.S.A.S actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de datos de I.S.M.S.A.S En cumplimiento de lo anterior, se establece el siguiente procedimiento:

Trámite de las consultas y reclamos formulados

Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de I.S.M.S.A.S.
I.S.M.S.A.S suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, en los medios indicados en presente numeral.

La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de I.S.M.S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas por I.S.M. S.A.S:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S”, con la siguiente información:
(i) Identificación del titular
(ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
(iii) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su apoderado

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares podrán en todo momento solicitar a I.S.M.S.A.S como responsable del tratamiento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” como responsable del tratamiento llevará un control del recibo de solicitud de supresión de datos o revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

VI. Deberes como encargado del tratamiento

INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

VII. Datos sencibles

Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto, cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

VIII. Datos personales de los menores de edad

Los datos personales que reposen en las bases de datos de I.S.M.S.A.S sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. I.S.M.S.A.S. asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de I.S.M.S.A.S o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera I.S.M.S.A.S facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

IX. Terceros

Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S”.
En la actualidad, INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” ha contratado los servicios de correspondencia y comparte los datos de dirección de RED DE SERVICIOS DEL CARIBE LTDA (Contacto: José Iglesias, tel: 60 5 3686777). Igualmente, INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” ha celebrado acuerdos de confidencialidad con sus proveedores para asegurar la protección de los datos.

X. Medidas de seguridad adoptadas con relación al tratamiento de datos personales

INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Los datos personales que el titular de la información suministre a I.S.M.S.A.S bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.

INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecidas en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos cuenta con distintas certificaciones de seguridad, está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por entes auditores a nivel internacional. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los Datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con contraseñas. Por lo anterior, I.S.M.S.A.S otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

XI. Aceptación de la presente política

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S”. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales e I.S.M.S.A.S, y que I.S.M.S.A.S. ha solicitado de manera explícita a sus clientes, prospectos, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; I.S.M.S.A.S continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

XII. Vigencia de la política de tratamiento de datos personales

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que INGENIERIA, SUMINISTROS, MONTAJES Y CONSTRUCCIONES S.A.S “I.S.M.S.A.S” ejerza las actividades propias de su objeto social y serán actualizados los cambios realizados a la misma.

03 DE AGOSTO DEL 2022